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Bases de données
Créez des bases de données pour stocker vos informations. Rajoutez autant de filtres et d’options que vous souhaitez pour gérer au mieux vos projets.
Plusieurs vues différentes, Trello, Calendrier, Excel et bien plus encore.
Travail d'équipe
Créez des espaces partagés pour travailler en équipe. Ajoutez des commentaires et attribuez les tâches à chacun. Recevez toutes les modifications par email en ajoutant les notifications.
Personnalisation
Créez des Dashboards privés ou publics entièrement personnalisables grâce aux templates et aux widgets. Insérez vos bases de données facilement, c’est l’outil idéal pour gérer votre vie pro et perso.
Qui à écrit ce guide ?
Bastien Bonnamant - Ambassadeur Notion France
J’ai découvert Notion il y a deux ans et depuis je ne peux plus m’en passer ! Sur ce site je vous partage toutes mes découvertes et mes tests sur Notion. Pour en savoir plus sur moi ca se passe dans la page “a propos”.
Notion ambassadeur France depuis 2021
Qu'est ce que Notion ?
Notion est un outil de productivité qui regroupe les fonctionnalités de vos logiciels et app préférés. Notion est un logiciel utilisable également depuis une page web qui vous permet de faire du travail collaboratif. L’entreprise tout ça a pour objectif de révolutionner le monde de l’organisation dans le milieu professionnel comme personnel.
Le logiciel reprend toutes les fonctionnalités que vous avez besoin, prise de notes, travail partagé, assignement de taches, création de bases de données, carte de suivi de projet, agenda et encore beaucoup plus !
Notion est sur le point de révolutionné le domaine, il fait partie des outils no code en vogue actuellement comme peuvent l’être Figma ou Webflow par exemple. L’entreprise a levé dernièrement plusieurs millions de dollars, elle a également sortie une api afin de développer au mieux la plateforme.
De grandes choses sont à venir pour Notion. Dans ce petit guide pour débutant, je vous explique tout !
Quels sont les avantages de Notion ?
Notion offres à ses utilisateurs un logiciel tout en un de prise de notes et d’organisation. Vous n’aurez pas besoin d’ouvrir plein d’onglets ou de changer de page pour travailler, car tout est disponible directement à l’intérieur du logiciel. Idéal pour gagner un temps précieux et améliorer votre productivité.
Il propose plusieurs offres avec notamment une offre gratuite qui vous permet d’utiliser toutes les fonctions du logiciel sans payer. Les offres payantes, elles, vous permettront d’avoir un stockage de données plus important sur la plateforme.
Notion fonctionne sur plusieurs appareils, mac, Windows, iPhone, Android. Vous aurez la possibilité de télécharger le logiciel ou les applications. Si vous ne souhaitez pas les télécharger, vous pourrez alors avoir directement la version web qui fonctionne de la même manière. Toutes les informations peuvent être partagées sur des dossiers partagés et tout se met à jour très rapidement.
L’interface du logiciel est minimaliste et épurée, vous pouvez la personnaliser à votre guise grâce aux nombreuses features qui vont encore se développer à l’avenir. Ses fonctionnalités en font sa force notamment pour les projets d’équipe, par exemple, son outil, wiki permet aux équipes de stocker toutes les informations d’un projet au même endroit. De manière plus général la création des bases de données permet de gérer vos projets perso et pro de la meilleure des manière.
Tout d'abord, set up son Notion
Votre espace Notion est composé de plusieurs éléments, tout d’abord la sidebar à gauche. C’est l’endroit ou toutes vos pages apparaissent, il est important de bien les ranger, car cette section peut vite devenir le fouillis.
Notion so recommande de ne pas avoir plus de 10 pages dans cette section, pour le reste de vos pages, vous pouvez les stocker en sous-page. Pour ma part, j’ai créé une page “Home” qui apparaît dans la sidebar dans laquelle toutes mes autres pages sont stockées.
Pour ajouter des pages vous devez simplement cliquer sur le “+”, Notion vous générera automatiquement une page de base sur la droite, vous aurez juste à la personnaliser à votre guise. Vous pouvez également utiliser des templates tout fait, la plateforme en a créé tout un tas pour différentes tâches.
Toujours dans cette sidebar vous avez vos “workspace” personnels que vous serez le seul à voir. Un peu plus haut, vous aurez les workspaces partagés avec d’autres personnes. Enfin, tout en haut, vous pourrez changer de session si vous en avez plusieurs, par exemple, vous pourrez avoir une session pour le travail partagé et une session perso.
Les différents types de blocks dans Notion
Tout d’abord il faut savoir que pour créer un bloc, il suffit de cliquer sur le petit “+” ou alors d’utiliser le raccourci clavier “/”. Ce dernier est plus simple selon moi, vous n’aurez ensuite plus qu’à sélectionner le block que vous avez besoin. Ci-dessous, je vais vous faire un rapide descriptif de tous les blocks notion les plus utilisée !
Texte
Tout simplement, c’est la possibilité de créer des zones de textes là ou vous le souhaitez sur la page, vous pourrez ensuite les styliser avec du gras, italique, souligner, barré ou changer la couleur. Il sera aussi possible de modifier la zone de texte en code ou en équation. Enfin, vous pourrez également notifier quelqu’un sur une zone de texte en cliquant sur le “@” pour qu’il sache que le texte lui est adressé. Pratique dans le cadre d’un projet collaboratif notion
To do list
Les To do list servent à créer des listes de tâches. En utilisant ce block notion, vous pourrez créer un petit carré avec un titre à côté. Une fois la tâche réalisée, vous aurez juste à cocher cette case et le titre sera alors barré. Idéal pour créer des listes de tâches dans notion et tracker vos habitudes.
Tables
Les tables, c’est la dernière features notion qui est arrivée. C’est assez simple à comprendre, ce block ressemble à un tableau Excel. Vous pouvez ajouter autant de colonnes et de lignes que vous voulez. Attention néanmoins, vous ne pourrez pas l’utiliser trier des données comme dans les bases de données notion.
Numbers list
Les numbers list sont identiques aux bullets list à la seule différence que ce sont des chiffres au lieu d’être des points, tout simplement !
Quote
La fonction quote permet d’écrire une citation, ou un message avec une mise en forme un peu particulière. Ce n’est pas le block que j’utilise le plus, mais ça peut rendre une page agréable à lire.
Link to page
La fonction link to page permet de créer un lien sur une page pour vous emmener vers une autre. En tapant cette fonctionnalité, notion vous proposera toutes les pages que vous avez créées, il vous suffira de sélectionner la bonne et alors vous aurez un lien direct !
Images et vidéos
Ces blocks se comprennent assez facilement, vous pouvez importer dans votre page des vidéos ou des photos. Pour les photos, vous pouvez l’uploader depuis votre ordinateur, vous pouvez également la chercher directement dans la banque d’image gratuite unsplash ou encore embed un lien ce qui veut dire que vous rentrer un lien Google par exemple et votre image apparaîtra. Pour la vidéo, c’est le même système sauf que vous n’avez pas accès à une bibliotèque de vidéo.
Audio
Comme son nom l’indique, l’audio vous permet de stocker un fichier audio qui vient de votre ordinateur ou alors d’un lien externe. Musique soundcloud, YouTube, spotify, etc.
File
File vous permet tout simplement d’importer un fichier de votre ordinateur et de le stocker dans notion. Vous pouvez y mettre n’importe quel fichier, pour ma part j’ai transféré tout mon drive gogole dans mon notion. Avec le système de page tout est beaucoup plus claire est simple d’accès.
Page
C’est une des bases de notion, vous pouvez créer des pages grâce au raccourci/page, cela vous permettra de structurer votre espace de travail notion. Pour ma part, j’ai une home page dans laquelle j’ai créé tout un tas de sous-page qui sont rangés en colonne.
Headings
Les headings sont des titres. Dans le monde de la création de sites web, les titres des pages sont écrits “H1”, “H2”, “H3” etc. C’est un moyen de les hiérarchiser et de dire à Google quels titres sont les plus importants et quels titres sont les moins importants. Ici, c’est pareil, quand vous créerez votre H1, la police d’écriture sera plus grande et importante qu’un H2 ou H3. Voilà donc un bon moyen de mettre en avant des sections dans notion.
Bullets list
Les bullets list sont des points qui vous permettent d’organiser une liste. Simplement, vous avez déjà du en voir, cette mise en forme existe sur de nombreux logiciels et est très utilisé.
Toggle list
Le toggle list est l’un de mes blocks notion préférée. C’est un tiroir auquel vous donnez un titre, vous pourrez ensuite l’ouvrir pour y stocker du contenu. Une fois fermé, il ne prend aucune place dans votre page, vous pouvez donc y stocker un large de texte ou même une base de données. J’utilise surtout ce block pour y mettre des vidéos, car notion ne charge pas directement les éléments cachés dans ces toggle liste. Le temps de chargement est donc accéléré en cachant vos vidéos à l’intérieur.
Divider
Le divider est un block que j’utilise bien plus, il permet de segmenter votre page avec un léger trait gris. Il sépare les différents blocks d’une page et aère la page. Le raccourci clavier qui permet de l’utiliser rapidement est en appuyant trois fois sur le tiret.
Callout
Le callout est symbolisé par un rectangle de couleur sur lequel un émoji ampoule apparaît. Il permet d’écrire des messages importants que tout le monde peut voir lors d’un travail en équipe. Ou tout simplement de vous mettre un rappel que vous serez sûr de voir.
Web bookmark
Le web bookmark vous permet de stocker un lien vers une page extérieure avec un design agréable. La plupart du temps, le titre et le texte seront à gauche, quant à l’image, elle sera sur la droite. Vous n’aurez plus qu’à cliquer dessus pour vous y rendre. C’est un bon moyen visuel de stocker plusieurs liens directement dans Notion.
Code
Le widget code permet de faire apparaître un rectangle dans lequel vous retrouverez le format d’écriture code. Vous pourrez sélectionner le langage de votre choix et notion stylisera votre bout de code automatiquement. C’est un bon moyen d’enregistrer les bouts de code important ou de souvent utiliser sans avoir besoin de retourner encore une fois fouiller sur Internet. Créez-vous une page “JavaScript” par exemple, et mettez-y toutes vos lignes de code favorites !
Créer des pages Notion
Notion est divisé en pages, dans ces pages, on va y ajouter tout un tas d’éléments dont des bases de données des images, des vidéos et quasiment tous les blocks décrit plus haut. Pour créer une page, rien de plus simple, dans votre barre latérale de gauche, vous avez un petit “+”. Cliquez dessus pour avoir une page vierge qui s’affiche.
Vous avez maintenant plusieurs choses à faire. Donnez un titre à votre page est la première. Ensuite, ajoutez un émoji grâce à la bibliothèque d’émoji que Notion propose ou alors en important depuis votre ordinateur. Il existe tout un tas de site pour trouver des icônes gratuitement, ce que je préfère, c’est prendre une famille d’icônes avec le même type de design pour garder une certaine homogénéité sur mes pages. J’ai d’ailleurs rédigé un court article qui vous donne mes sites préférés pour avoir des icônes gratuitement.
Pour rendre le tout un peu plus design, vous pouvez également ajouter une cover. C’est une image de couverture qui rendra le tout plus agréable. Notion est directement connecté au site d’image libre de droit Unsplash. Vous pourrez donc importer très facilement des images de couverture. Comme pour les émojis, vous pouvez également importer vos propres photos ou montage avec l’onglet prévu à cet effet.
Tout ça étant fait, vous pouvez maintenant faire un “/” et vous verrez apparaître tous les éléments que vous pouvez créer sur votre page. Soit vous créez vous même votre page selon vos envies et vos besoins, soit vous pouvez utiliser un des nombreux templates proposé par Notion. Il existe également tout un tas de sites où vous pouvez télécharger gratuitement des templates. Cliquez ici pour découvrir tous ces sites ! J’ai pour ma part créé un template Notion pour les gérants de salles de sport, il est entièrement gratuit et s’en suivra tout un tas de template que je créerai au fur et à mesure.
Vous n’avez plus qu’à vous amuser en construisant vos pages Notion ! C’est la partie que je préfère.
Jouez aux légos avec Notion
Le design de vos pages Notion se font avec des blocks. On les empile, on les met en colonnes, on change la couleur des titres, on met des toggle, des to do list etc. C’est la partie que je préfère et de loin, c’est le moment d’être créatif et de laisser parler votre imagination.
Vous pouvez vous inspirer des templates pour créer vos propres pages ou encore regarder sur différents sites ce que font les autres. Je pense notamment à Pinterest qui regorge d’idée. Le design, c’est quelque chose d’assez personnel, je ne peux donc que vous donner les grands axes des modifications et des constructions qu’il est possible de faire sur ce logiciel.
Les étapes de bases sont :
- Créer un titre
- Créer des pages sous ce titre, un peu comme un sommaire
- Ajouter pourquoi pas une base de données pour en faire une to do list
- Mettez-y un calendrier pour avoir une vue d’ensemble de votre travail.
- Il y a également la possibilité d’y ajouter des widgets.
Bref, mettez-y tous les éléments qui vous semblent pertinents. Sachez que tout est amovible comme des légos. Vous pouvez laisser tous les éléments les uns en dessous des autres ou alors créer des colonnes.
Pensez à mettre de la couleur sur vos titres ou sur le nom de vos pages pour rendre le tout plus agréable. Enfin rajouter des cover ainsi que des icônes. Le but est d’avoir une page fonctionnelle et où l’on se sent bien.
Les widgets Notion
Notion est déjà un logiciel avancé de productivité. Mais il est possible de le rendre encore plus puissant grâce à tout un tas de site externe qui propose des widgets. Ils sont très simples à intégrer, c’est une ligne à copier coller dans votre page notion grâce à la fonction embed. En collant votre lien, notion vous proposera automatiquement d’intégrer le widget en claquant sur Embed. Suivant vos besoins, vous pourrez intégrer un calendrier Google, la météo, un compteur de taches, une horloge, un formulaire d’inscription, etc.
Par exemple, allez sur Indify pour créer un widget météo et copier le lien en bas à gauche.
Ensuite tapez /embed
Puis entrez le lien de votre widget
Et voila, vous avez votre widget !
Les bases de données Notion
Les bases de données représentent le cœur de Notion. Selon moi, c’est l’option qui fait la différence et met ce logiciel au-dessus des autres. On peut créer des bases de données pour à peu près tout. Un tracker d’habitudes, une liste de livre, un CRM, un planning des finances et bien d’autres encore…
Pour en créer une, il suffit de taper “/” puis sélectionner “table database – inline”. Un visuel type Excel apparaîtra, vous pouvez changer le nom des colonnes et vous pouvez également créer plusieurs types de colonnes :
– Texte
– Nombre
– Selection
– Multi-selection
– Date
– Personne
– Fichiers et media
– Checkbox
– URL
– Téléphone
– Mail
Tous ces champs représentent les options de bases d’une base de données. La ou tout devient interessant, c’est ce qui suit. L’option Formule permet de créer vos propres options, vous pouvez créer des automatisations comme par exemple un message de félicitations quand vous cochez une case, ou encore un calcul automatique lorsque vous rentrez des chiffres. Les possibilités sont grandes avec un peu de pratiques, il faudra vous former sur les conditions de programmation qui ont été largement simplifiées pour Notion.
Une condition pour faire simple, c’est : “si quelque chose se passe alors quelque chose se passe sinon quelque chose se passe”.
Par exemple dans mes to do list j’aime afficher un message “Bravo !” Lorsque je finis une tâche. L’exemple est simple, mais il est évidemment possible d’aller bien plus loin. De nombreuses vidéos YouTube vous formeront gratuitement à tout ça..
L’autre option que j’adore, c’est la Relation. Elle permet de lier plusieurs bases de données entre elles. Par exemple lier une base de données client à une base de données devis. Où encore lier une base de données livre à une base de données cours, afin de retrouver toutes vos informations au même endroit.
De plus, les bases de données viennent avec leurs lots de “vue” différente. Il en existe plusieurs :
– Board
– Timeline
– Calendar
– List
– Gallery
Le Board reprend le visuel de Trello, idéal pour la gestion de projet en entreprise et en équipe. La Timeline vous permet d’avoir une vision sur la durée des différentes tâches que vous souhaitez faire. Le Calendar comme sont nom l’indique permet d’avoir une vue calendrier comme dans Google Calendar. La liste est une vue plus design d’un fichier Excel. Enfin, la Gallery donnera une vue avec des cartes.
Je sortirais une vidéo sur les bases de données et leur utilisation, car c’est plutôt compliqué à résumer à l’écrit, vous réaliserez la puissance de cette feature en l’utilisant.
Les extension chrome pour Notion
Un dernier moyen de booster sa productivité sur Notion est d’utiliser les nombreuses extensions Chrome développées par des indépendants. Il en existe plusieurs plus ou moins utiles. À noter qu’elles sont utilisables uniquement sur la version web de Notion et pas sur la version desktop. Je vous ai listé ici 4 de mes extensions préférés :
Notion Theme, développé par Yudax est une extension qui permet d’ajouter de la créativité à vos pages. De nombreuses options de personnalisation graphiques sont disponibles et rendent le tout encore plus sympa à utiliser. Une fois l’extension installée, vous pourrez choisir parmi plus de 10 thèmes de couleurs claires ou sombres. L’avantage est que la bibliothèque de thème est régulièrement mises à jour, on peut ajouter des polices d’écriture Google et enfin cette extension est entièrement gratuite.
Save to notion, j’ai dédié un article entier à Save To Notion, c’est pour moi une superbe application pour développer votre créativité. Vous pouvez sauvegarder des pages web ou des liens directement dans vos bases de données créés au préalable. Vous pouvez sauvegarder une page entière ou seulement un paragraphe en quelques clics. L’extension est idéale pour sauvegarder également des e-mails, des emplois, des recettes de cuisine, des livres, des films et bien plus encore ! Vous pouvez tout envoyer vers Notion à partir du moment que l’information est disponible sur le web.
Notion web clipper, j’ai également pu faire un article dans notre Blog Notion sur cette extension. Elle est directement développée par Notion.so et est très ressemblante à la précédente, l’extension vous permet également d’enregistrer n’importe quel site directement dans Notion. L’enregistrement se fait en un clic depuis le navigateur, vous pourrez sélectionner directement la destination de sauvegarde puis assigner quelqu’un à une tâche ou un projet.
Notion boost, vous permet d’ajouter tout un tas d’option à votre page. Vous pourrez avoir un sitebar qui vous permet de vous déplacer plus rapidement dans votre Notion. Des options de personnalisation comme aligner les images, changer la taille des textes. D’autres options intéressantes comme avoir un bouton pour revenir en haut de la page ou encore afficher la section des commentaires. L’extension vous permet d’ajouter plein de petites options qui vous font gagner du temps au quotidien. Pour ceux tombés sous le charme, il existe même une version payante pour aller encore plus loin dans les options disponibles.